Ďalšou výhodou samoobslužného portálu je, že každý používateľ si môže sám priebežne aktualizovať všetky kontaktné údaje a udržiavať ich aktuálne. Pri prvom prihlásení na portáli je potrebné vyplniť všetky povinné kontaktné údaje (označené hviezdičkou).
Postup:
1. Prihláste sa na portál
2. V hlavnom menu portálu kliknite na voľbu „Aktualizácia kontaktných údajov“. Otvorí sa nasledujúca stránka:
3. Zadajte kontaktné údaje podľa pokynov na obrazovke (minimálne tie, ktoré sú povinné - označené hviezdičkou).
4. Kliknite na tlačidlo „Aktualizovať“.
*E-mailová adresa súkromná – v tomto údaji nie je povolená adresa s doménou truni.sk alebo tvu.sk, tieto domény sú vyhradené pre univerzitné emailové adresy TU. V univerzitnom emailovom systéme Zimbra má každý zamestnanec emailovú schránku s doménou truni.sk a študent s doménou tvu.sk, ktorá vyhradená a povinná na elektronickú komunikáciu s univerzitou a v rámci nej. Napriek tomu je emailová súkromná adresa povinná kvôli funkčnosti obnovy hesla.
Systém obnovy hesla pozostáva z dvoch krokov:
- overenie identity používateľa
o zadaním odpovedí na kontrolné otázky alebo
o zadaním overovacieho kódu, ktorý systém pošle na súkromnú e-mailovú adresu zadanú v kontaktných údajoch na portáli. E-mailová pracovná schránka nemôže byť v tomto prípade použitá, pretože e-mailový systém je integrovaný do IDM. Ak používateľ zabudne heslo, stratí teda prístup aj k univerzitnej e-mailovej schránke.
- ak je v predchádzajúcom kroku overenie identity úspešné, systém umožní používateľovi zmeniť heslo.
Telefónny kontakt súkromný (mobil) je povinný iba pre študentov TU. Telefónne číslo je potrebné zadať v kompletnom tvare (predvoľba operátora, číslo). Údaj môže obsahovať iba číslice (bez medzier) a musí mať minimálnu dĺžku 8 znakov, t.z. treba ho zadať s predvoľbou operátora bez úvodnej nuly napr. 904121456. Každý študent je povinný tento údaj vyplniť a pravidelne aktualizovať.
Telefónny kontakt do zamestnania je povinný iba pre interných zamestnancov TU. Telefónne číslo (pevnú linku) je potrebné zadať v kompletnom tvare (predvoľba mesta, číslo, klapka). Údaj môže obsahovať iba číslice (bez medzier) a musí mať minimálnu dĺžku 8 znakov, t.z. treba ho zadať s mestskou predvoľbou bez úvodnej nuly napr. 335939111. Z údajov zadaných do IDM je vytvorený telefóny zoznam pracovných kontaktov, prístupný na webovej stránke univerzity. Používateľ, ktorý svoje telefónne číslo nezadá, nebude ho mať zobrazené ani v zozname. Každý zamestnanec je povinný tento údaj vyplniť a pravidelne aktualizovať.
Zadanie povinných kontaktných údajov je jednou z nevyhnutných podmienok (okrem zmeny hesla a zadania odpovedí na kontrolné otázky) pre umožnenie prvého prihlásenia do akéhokoľvek systému, ktorý je integrovaný do IDM. Zadávanie kontaktných údajov do systému MAIS z používateľského rozhrania študent a pedagóg bolo spustením prevádzky IDM zablokované, údaje sa do MAIS importujú priamo z IDM.