Účet používateľa v systéme IDM vzniká pre:
- študenta – v deň vytvorenia prvého štúdia v systéme MAIS (študijné oddelenie),
- zamestnanca – v nasledujúci deň po vytvorení prvého pracovného pomeru v systéme FIS SAP modul HCM (personálne oddelenie).
Nevyhnutnou podmienkou prístupu do akéhokoľvek UIS je prihlásenie do IDM portálu. Prístupy do jednotlivých UIS sa vytvárajú nasledovne (ak nie je uvedené manuálne vytváranie, vytvárajú sa automaticky):
- MAIS - prístup je aktívny okamžite po prvom prihlásení do IDM portálu
- e-mailový systém v Office 365 - prístup je aktívny približne o 2 hodiny po prvom prihlásení do IDM portálu,
- CardPay (stravovací systém) - prístup je aktívny na druhý deň po vyhotovení platného preukazu študenta/zamestnanca,
- DAWINCI (knižničný systém) - potrebný platný preukaz študenta/zamestnanca a osobná registrácia účtu v univerzitnej knižnici,
- EZP (systém evidencie záverečných prác) - študent musí mať priradenú záverečnú prácu v systéme MAIS alebo musí mať aspoň jedno štúdium 3. stupňa, zamestnanec musí mať aspoň jeden interný alebo externý pedagogický pracovný pomer,
- Office 365 ProPlus (registrácia na stiahnutie programového balíka) - 24 hodín od prvého prihlásenia do IDM portálu,
- Moodle - prístup ku kurzom v systéme má iba študent/pedagóg predmetu, ktorý je v MAIS označený na import do LMS Moodle,
- Wifi Eduroam - okamžite po prihlásení do IDM portálu,
- eduGAIN - okamžite po prihlásení do IDM portálu,
- Zamestnanecký portál - prístup pre nových zamestnancov sa manuálne aktivuje na konci každého mesiaca,
- SAP ERP - účet je vytváraný manuálne správcom systému na požiadavku nadriadeného zamestnanca,
- Brisk - účet je vytváraný manuálne správcom systému na požiadavku nadriadeného zamestnanca.
Prístupy do UIS automaticky zanikajú pre:
- študenta – v deň ukončenia (prerušenia) posledného aktívneho štúdia v systéme MAIS (študijné oddelenie),
- zamestnanca - v nasledujúci deň po dátume ukončenia (prerušenia – mimoevidenčný stav) posledného aktívneho pracovného pomeru v systéme FIS SAP modul HCM (personálne oddelenie).
Výnimka z okamžitého ukončenia prístupu platí v systémoch univerzitných počítačov, elektronickej pošty a ostatných aplikácii MS Office 365, kde je odložená deaktivácia prístupu podľa nasledujúcich pravidiel:
- po uplynutí 10 dní od ukončenia platného štúdia. V prípade ukončenia štúdia prvého stupňa (Bc.) je prístup zrušený po 150 dňoch, ak študent nenastúpi na druhý stupeň štúdia (Mgr.),
- pre zamestnanca je prístup zrušený po uplynutí 90 dní od ukončenia posledného pracovného pomeru relevantného pre existenciu prístupu.