Pred odoslaním publikácie na spracovanie autor vyplní sprievodný list podľa druhu publikácie. Autor vypĺňa všetky dostupné informácie z originálu dokumentu.
Sprievodné listy:
Sprievodný list - publikácia (knihy, zborníky, preklady) - CELOK
Sprievodný list - ROZPIS publikácie (články, kapitoly, štúdie...)
Sprievodný list - OHLAS
Po vyplnení sprievodného listu je potrebné odovzdať ho spolu s originálom dokumentu v čo najkratšom čase po vypublikovaní. Na evidenciu publikačnej činnosti vo všetkých kategóriách sú akceptované iba originály publikácií. V prípade, že autor nedisponuje originálom publikácie, ani autorským výtlačkom, je možné dať návrh na jeho kúpu do UK TU, resp. vyžiadať si článok, publikáciu prostredníctvom MVS, MMVS z inej knižnice.
Online publikácie je potrebné nahlasovať do e-mailov spracovateľov s pripojením konkrétnych odkazov na publikácie, resp. zaslaním pdf súboru.
Tlačené publikácie autor na určitý čas poskytne na príslušné oddelenia evidencie publikačnej činnosti s cieľom ich zaevidovania.
Citácie z databáz CCC, WOS, Scopus je potrebné zaslať spracovateľom v podobe: zoznam citácií + informácia o publikácii, na ktorú sa citácia vzťahuje. Zvyšné citácie je potrebné zaslať v podobe originálu, resp. kópie kompletných podkladov (začiatok a koniec citovaného článku, celá použitá literatúra) + zdrojový dokument (titulný list, rub titulného listu, celý obsah, počet strán publikácie ).